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 Réflexion sur le BBQ 2015

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Cyaliaspitibou
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MessageSujet: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeDim 31 Mai 2015 - 13:19

Salut,

juste histoire de pas se viander pour cette événement fort attractif auprès de chacun de nous, je conseille la trame d'organisation suivante :

  • appel à la présence des membres

    • envoyer un post sur le forum au mieux 3 semaines avant la première date du fait des nombreuses absences possibles (mariages, vacances, etc.) Demander leur préférence culinaire au passage.
    • mettre le vote avec 4 à 5 dates possible en évitant celle du forum des assos
    • relancer les membres n'ayant pas voté par mp, une semaine avant la date butoir, voire même leur téléphoner si pas de réponse à 2 jours avant la date butoir.


  • préparation du jour J

    • lancer un post en récapitulant la date et listant les présences à J-14
    • répartir les apports culinaires en fonction des présents
    • proposer aux présents d'indiquer s'ils peuvent venir filer un coup de main à la mise en place
    • leur demander d'indiquer quelle(s) activité(s)/jeu(x) ils peuvent ramener pour agrémenter la journée et/ou la soirée.
    • checker les produits de premières nécessités manquantes ou risquant de l'être (PQ, sopalin, serviettes, produits ménagers, couverts en plastiques, etc.)
    • s'organiser avec le trésorier/CA pour aller faire les courses entre J-7 et J-1 (selon les capacités des personnes susceptibles de pouvoir stocker les produits frais.)


  • mettre en place la journée en fin de matinée et préparer l'accueil


N'hésitez pas à me dire si vous voyez des modifications/améliorations à apporter à ce planning d'organisation.


Dernière édition par QB le Ven 5 Juin 2015 - 9:22, édité 1 fois
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Julien
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeMar 2 Juin 2015 - 22:00

Je trouve que c'est un bon résumé pour réussir la préparation de l'événement
Je pense que tu peux fusionner les 2 sujets que tu as créé puisqu'il s'agit du même projet

J'aimerais proposer ici 2 choses supplémentaires qu'on avait abordé ailleurs auparavant:

1) Inviter une asso seine et marnaise pour partager la journée avec nous. Je pensais naturellement à l'association de l'Ombre du Dé mais les dernières nouvelles de cette asso ne sont pas très bonnes; je pensais pourquoi pas à l'association de Provins, dont fait partie Orneen, le Club Pythagore.
Qu'en pensez vous?
Pour info j'ai quand même invité Julien de l'Ombre du Dé que nous avons rencontré aux Elfics

2) Proposer une sortie culturelle ou sportive pour ceux qui le souhaiterait, entre le BBQ et la bouffe aux scénarios du soir, sachant que ceux qui n'en veulent auront tout loisirs de se divertir au club
Voici quelques idées:
* sortie culturelle: musée de la Grande Guerre, commanderie de Coulommiers, château de Blandy les tours
* sortie sportive: accrobranches, Koezio (pour la revanche de l'année dernière)
* jeu de piste dans Coupvray
Qu'en pensez vous?
Avez vous d'autres idées?

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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeMar 2 Juin 2015 - 23:31

tes deux idées sont intéressantes.

Autant la première c'est plutôt cool de rencontrer une autre asso (souvenir des journées Interasso Wink ) et dans ce cas là, il faudrait voir si un de nos membres les connaît.

Pour la deuxième, je conseille d'attendre d'avoir la date pour :
1/ savoir si nous disposons d'assez de temps pour prévoir un sondage "Qui intéressé pour telle ou telle activité ?"  
2/ et avoir le temps et les personnes en mesure d'organiser l'activité selon l'affluence quelles auront.

Attention toutefois, le BBQ est surtout l'une des dates qui essayent de rassembler les membres pour taper la discute, rigoler et éventuellement jouer. Si l'idée d'ajouter des activités est intéressante, je conseille plus de les centrer sur l'asso ou aux proches alentours (la chasse au trésor dans Coupvray serait amusante par exemple ou, vu que j'en fais partie, voire avec l'Atelier Perfectionnement pour lancer quelques scénettes pour l'occasion [à voir pour la coordination entre alcôve], etc.)

PS : j'ai scindé mes deux posts car celui-ci a pour vocation d'être un mode d'emploi réutilisable. Tandis que l'autre se fixe sur l'année 2015 et sera mis à jour en fonction de l'avancement de l'événement 2015. Wink
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeMar 2 Juin 2015 - 23:43

Merci Julien pour ces idées.
Concernant la présence d'une autre association, je ne suis vraiment pas pour car le BBQ est un événement fédérateur de l'association qui doit, à mon avis, resté purement interne.
Quand à l'activité de l'après-midi, j'approuve le principe. Cependant comme l'a fait remarqué QB, le but de l’événement est de rassembler les membres de R&L. Il serait donc dommage de les diviser sur des lieux trop éloignés ou des activités sans lien direct avec le JDR ou l'asso. Le jeu de piste dans Coupvray serait dans le thème.
En parlant de ça, il serait sympa de mettre un thème à la Bouf aux scénar faisant suite au BBQ. Une idée particulière pour cette soirée ?
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeMar 2 Juin 2015 - 23:55

Cyaliaspitibou a écrit:
Merci Julien pour ces idées.
Concernant la présence d'une autre association, je ne suis vraiment pas pour car le BBQ est un événement fédérateur de l'association qui doit, à mon avis, resté purement interne. tant que ce n'est pas une asso toute entière mais max 4-5 membres, cela peut être sympa non ?
Quand à l'activité de l'après-midi, j'approuve le principe. Cependant comme l'a fait remarqué QB, le but de l’événement est de rassembler les membres de R&L. Il serait donc dommage de les diviser sur des lieux trop éloignés ou des activités sans lien direct avec le JDR ou l'asso. Le jeu de piste dans Coupvray serait dans le thème.
En parlant de ça, il serait sympa de mettre un thème à la Bouf aux scénar faisant suite au BBQ. Une idée particulière pour cette soirée ? "La bouffe !!!", les meujeuh devant proposer un scénar avec comme thème : la bouffe, la cuisine, les restes, etc.
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeMer 3 Juin 2015 - 7:21

Thème sur la bouffe ça peut être marrant et pour Cyke un steak de poney

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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeJeu 4 Juin 2015 - 18:37

QB a écrit:


Pour la deuxième, je conseille d'attendre d'avoir la date pour :
1/ savoir si nous disposons d'assez de temps pour prévoir un sondage "Qui intéressé pour telle ou telle activité ?"  
2/ et avoir le temps et les personnes en mesure d'organiser l'activité selon l'affluence quelles auront.

Merci pour les réponses.

Pour le sondage sur les préférences d'une activité l'après midi, on pourrait le faire dès ce week-end, non ?
Avec choix multiples comme pour le choix de la date du BBQ; et une deadline 4 jours après
Ca nous laisse ainsi 1 semaine et demi pour organiser quelque chose pour les membres intéressé

Sinon, les autres vous en pensez quoi?


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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeJeu 4 Juin 2015 - 20:02

Je ne suis pas sur le forum jusqu'à fin juin, pardon examens oblige :s
Bon courage
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeVen 5 Juin 2015 - 8:24

Je vais peut être mettre les pieds dans le plat mais est ce qu'on est absolument de proposer une activité. la plupart du temps, les barbecue finissent en partie de jdp ou en mini partie de jdr ou en discussions interminables. les gens aiment prendre leur temps sur cet après midi.

Par contre, très bonne idée que la bourse au scénar sur le thème de la bouffe

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"Les cons, ça ose tout, c'est même à ça qu'on les reconnait "

"Tout le monde est un génie mais si vous jugez un poisson sur ses capacités à grimper à un arbre, il passera sa vie à croire qu'il est stupide " Albert Einstein.
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeVen 5 Juin 2015 - 9:20

Fils de Lugh a écrit:
Je vais peut être mettre les pieds dans le plat mais est ce qu'on est absolument de proposer une activité. la plupart du temps, les barbecue finissent en partie de jdp ou en mini partie de jdr ou en discussions interminables. les gens aiment prendre leur temps sur cet après midi.
(c'est récurrent... private joke !!)
Rien d'obligatoire. Les activités qui seront proposés en premier lieu au travers d'un sondage, seront des activités simples et peu gourmandes en temps (ou tout du moins on va essayer). Si le sondage montre que rien ne plaît, on n'en fera pas, point.

Je suis dispo en fin d'aprèm samedi et je sais que certains d'entre vous sont présent le soir. Pourrait-on se voir avant les parties, disons vers 18h ? D'ici là, on réfléchit aux activités que nous pourrions proposer et qui n'empêcheraient pas les gens de discuter en annexe. ok ?

PS : je viens de penser que les activités que nous pouvons proposer peuvent être dirigés vers jeunes (enfants des membres, jeunes rolistes, etc.) afin qu'ils s'amusent car lors de ce genre d'événement, je les vois mal passer plusieurs heures à papoter... qu'en pensez-vous ? (oui cela fait un peu babysitting. mais si certains d'entre nous comme moi, sont partant...)

NB : j'ai changé le titre du sujet vu comment dérive la discussion. On repousse à après le BBQ pour rédiger un mode d'emploi de base.
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeVen 5 Juin 2015 - 9:33

Si les activités sont orientées vers les jeunes, là, ça devient tout e site plus intéressant selon mo mais dans ce cas, le jeue de piste dans coupvray devient très pertinent

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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeVen 5 Juin 2015 - 14:46

Le thème "BOUF" me plaît et le fait d'orienter les activités pour les jeunes (et les adultes qui voudraient s'y greffer) me parait intéressant. En effet, la plupart des adultes papotent ou font des JDP et les jeunes tournent un peu en rond. Le jeu de pistes les intéressera sûrement Smile Maintenant, je n'en ai personnellement jamais organisé et je pense que ce n'est pas une mince affaire donc il faudra prévoir du temps et de la main d'oeuvre.
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeVen 5 Juin 2015 - 14:58

Concernant la présence de personnes venant d'autres association, je ne vois pas trop l'intérêt (même pour quelques personnes) car le but est rassembler les membres de l'association et non des personnes extérieures.

Mais après on peut en discuter et pourquoi pas lier ça à une journée dédiée à une rencontre inter-associations (événementiel extérieur). Ce n'est qu'une idée...
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeVen 5 Juin 2015 - 17:56

Fils de Lugh a écrit:
Je vais peut être mettre les pieds dans le plat mais est ce qu'on est absolument de proposer une activité. la plupart du temps, les barbecue finissent en partie de jdp ou en mini partie de jdr ou en discussions interminables. les gens aiment prendre leur temps sur cet après midi.

Par contre, très bonne idée que la bourse au scénar sur le thème de la bouffe

Non, rien est obligatoire ni figé dans le marbre. Je trouve que c'est un plus qu'on peut donner à cet événement, en revenant avec davantage de bons souvenirs de cette journée. Etant donné qu'on va se retrouver au club en gros de 12h à 02h, une petite sortie peut être l'occasion de se changer les idées. Et surtout c'est à la carte, c'est à dire qu'il n'est pas question d'obliger les membres à y participer.

Je ne pensais pas organiser une activité orientée particulièrement pour les jeunes mais une activité qui convienne à tous. Quelle soit sportive, culturelle ou un jeu de piste, il y a toujours une façon de relier ca au jdr (esprit collaboratif, enrichissement culturel pour du BG, cohésion d'équipe) et à un large public, ce qui est dans l'esprit de cette journée. Perso, je ne vois pas en quoi le jeu de piste serait plus pour les jeunes, ou alors je suis un gamin dans ma tête Smile

Au final, on peut toujours lancer un sondage et voir les retours comme proposé hier.


Concernant l'invitation d'une autre asso, étant donné que les avis sont partagés, je sollicite l'avis des personnes discrètes au fond de la classe. Oui oui vous là bas, levez vous et dites quelque chose Wink
Sachant que de toute façon y'aura jamais plus de quelques individus motivés pour faire ce genre de déplacement, il ne s'agit pas de rassembler des personnes extérieures mais de s'ouvrir aux autres (minoritaire) dans un esprit convivial et festif.
Comme pour l'idée de la sortie l'après midi, c'est pas obligatoire, mais ca me semble un plus à cet événement (comme une option d'un jdr qu'on rajoute pour l'étoffer car on a atteint un certain niveau)


Pour le thème de la bouffe sur la bouffe, pourquoi pas, c'est rigolo et en plus on aura bien bouffer toute la journée pig

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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeLun 8 Juin 2015 - 22:58

Bon je laisse tomber pour l'invitation d'une asso seine et marnaise vu l'enthousiasme général

D'autres avis pour l'activité de l'après midi avant sondage sur la CI?

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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeMar 9 Juin 2015 - 0:33

en plus de simple jeux (enquête, loup garou thiercelieux, etc.), prévoir une chasse au trésor ou jeu de piste, j'ai actuellement peu d'idée. J'essaye de réfléchir dessus d'ici la fin de semaine et vous reviens.
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeMar 9 Juin 2015 - 21:33

Je suis tout à fait pour le jeu de piste.
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeMar 9 Juin 2015 - 21:56

Est-ce-que quelqu'un connaîtrait un moyen simple et rapide pour avoir la liste des membres de l'asso ?

Je pense à la prochaine étape pour le sondage du barbecue : le but est de "relancer les membres n'ayant pas voté par mp, une semaine avant la date butoir, voire même leur téléphoner si pas de réponse à 2 jours avant la date butoir."
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeMar 9 Juin 2015 - 22:02

Normalement, la liste des membres du club est à jour sur le forum. C'est le groupe "adhérents du club"

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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeMar 9 Juin 2015 - 22:03

Merci pour vos réponses pour l'activité de l'après midi; j'ai bien noté que le jeu de piste avait votre préférence, du coup peut être pas besoin de sondage sur la CI, à voir avec d'autres remarques/avis.
Je vais en parler avec mon groupe d'alcôve en même temps

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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeLun 15 Juin 2015 - 8:59

Pour le jeu de piste, j'avoue n'avoir aucune idée de comment le mettre en oeuvre (durée/espace). En avez-vous, vous ?
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeLun 15 Juin 2015 - 19:02

la question est à qui est destiné ce jeu de piste ?

personnellement je serais en train de bosser chez un client et mes filles absentes mais je pose quant même la question Smile

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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeLun 15 Juin 2015 - 20:01

Personnellement, je viens au barbecue de l'asso pour ne rien faire, à part voir des gens sympa, éventuellement mettre la main à la pate et faire des jeux apéro.

Bref glander et passer un bon moment selon ma définition

Sur la mise en place d'un jeu de piste [silence de rigueur] : je trouve l'initiative très bonne et je soutiens celui qui voudra nous ébahir et se dévouer à monter le jeu de piste. Je précise par honnêteté intellectuelle que les chances que j'y participe sont avant tout ajustement de 50% (même si ça pourrait être formidable), pourcentage diminuant en fonction du niveau de contrainte sociale imposant d'y participer et augmentant en fonction de la sympathie que m'inspire l'organisateur/trice et les participants (surtout ceux de mon éventuelle équipe).

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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeLun 15 Juin 2015 - 20:20

Nonorc a écrit:
la question est à qui est destiné ce jeu de piste ?

personnellement je serais en train de bosser chez un client et mes filles absentes mais je pose quant même la question Smile

A la base c'est surtout pour les ados et autres enfants des membres, ceux là même qui pourraient se faire ch... à nous voir papoter.
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MessageSujet: Re: Réflexion sur le BBQ 2015   Réflexion sur le BBQ 2015 Icon_minitimeLun 15 Juin 2015 - 20:22

QB a écrit:
Nonorc a écrit:
la question est à qui est destiné ce jeu de piste ?

personnellement je serais en train de bosser chez un client et mes filles absentes mais je pose quant même la question Smile

A la base c'est surtout pour les ados et autres enfants des membres, ceux là même qui pourraient se faire ch... à nous voir papoter.

Oh bah ça peut aussi finir en bonne poire qui masteurise un petit SW pour les jeune(tte)s.
Somme toute, je préférerai -pour cette fois- papoter avec les gens svp !

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