[2015 - Projet 4] - Fête du village au château de Coupvray le samedi 20 juin

Parce qu'un projet en appelle un autre, il est déjà temps de se pencher sur notre participation à la fête du village de Coupvray, qui se déroulera au château le samedi 20 juin

N'étant pas été là l'année dernière, quelqu'un peut il nous faire un résumé des points à conserver et les pièges à éviter pour l'organisation de cette année?

Pour les fois où j'étais là, les points suivants me semblent importants:
- l’emplacement, l'emplacement, l'emplacement!
* en bordure de chemin menant au château, près de la fontaine ou près du grand arbre dans l'herbe face au château me semble des endroits appropriés
* un stand et suffisamment de tables par rapport aux membres animateurs

- l'accueil et la présentation des parties découvertes et des parties de jdp
* à entamer dès l'entrée du château par des flyers

- la diversité de l'offre:
* des parties découvertes en sketchs de maxi 1h30
* des parties de jeux de plateau pas trop complexe à comprendre et à mettre en place

Pour prévenir la mairie que nous seront présents, j'invite Rémy ou Fdl à se rapprocher Mme Evrard et/ou M. Style. Merci de leur demander les horaires de la manifestation, à quelle heure on peut commencer à installer le stand et les tables et s'il y a un document à remplir pour la demande de mobilier (tables, chaises, auvent).
Si vous souhaitez que je m'en occupe merci de me prévenir que je m'organise pour les contacter en journée

Merci pour vos retours

L'année dernière nos étions dans le jardin semi clôt avec l'espace jeunesse. Le problème de visibilité est évident car nous ne sommes pas dans le passage. En effet, les gens ne peuvent nous voir qu'à travers le portail ouvert sur le coté. Pour l'espace jeunesse c'est bien car ils ont ainsi une zone propre pour les activités mais pour nous problème avec le passage.

Merci de l'info; donc que proposes tu? souhaites tu prendre une charge une partie de l'organisation? des animations?

Julien a écrit:

Merci de l'info; donc que proposes tu? souhaites tu prendre une charge une partie de l'organisation? des animations?

Comme l'année dernière je serais là le matin pour faire l'installation des tables, chaises et autres ainsi que le rangement le soir vers 18h. par contre il m'est toujours difficile d'être présent l'après-midi.

Ok super merci!! du bon travail d'orc en fait
On va quand même t’enchaîner des fois que tu voudrais faire peur aux ch'tit enfants

D'autres réactions? d'autres volontaires afin que je balance une idée de programme?

Proposition de texte à poster sur la CI:


La fête du village de Coupvray aura lieu cette année le samedi 20 juin (horaires à confirmer par la mairie).

Les associations, dont R&L, sont invitées à y participer en proposant des animations reflétant leurs activités.

C'est alors l'occasion de rencontrer les villageois, les membres du conseil municipal, de leur présenter notre loisirs et de lever quelques idées reçues sur le jdr.
C'est aussi l'occasion de nous retrouver entre nous le temps d'un moment convivial, décontracté, et de s'essayer à faire découvrir notre loisir.

Le programme suggéré de la journée:

- le matin à partir de 10h: installation des tables (et d'une tente?) pour nos animations. Nous essaierons de nous positionner stratégiquement dans le parcours des visiteurs

- vers midi: déjeuner, soit au club soit à l'endroit de la fête

- l'après midi à partir de 14h: accueil des visiteurs aux portes, distribution de tracts pour amener les visiteurs à notre espace, proposition de parties découvertes en sketch et de parties de jdp à rôle; pourquoi pas proposition d'ateliers au public (dessin, peinture, écriture de scénarios ou de persos); et pourquoi pas présentation d'une table wargame?

- fin de la fête vers 19h, rangement des tables. Suite libre à organiser (repas entre participants à la fête, parties au club, soirée jdp, ...)

Nous vous proposons de répartir les participants à la fête en pôle :
- installation / rangement du mobilier :
*
*
*
- accueil de visiteurs:
*
*
*
- animation des tables:
* Julien (à confirmer): parties découvertes en sketch - table saloon et/ou pirates
*
*

Mais aussi dans le temps de la journée:
- matin:
*
*
*
- après midi
* Julien (à confirmer)
*
*


Au niveau du tract qu'on remettrait aux visiteurs à l'entrée de la fête, un format A5 recto présentant les infos suivantes:
- le nom de Rêves et Légendes + le logo
- une courte présentation du jdr
- une invitation à nous rejoindre sur notre espace, en mentionnant nos animations

Sur notre stand:
- des plaquettes de présentation de R&L
- des plaquettes de présentation du jdr
- des livres de jdr "soft" reprenant des thèmes évocateurs (D&D, Star Wars, etc.)
- des magazines Casus Belli
- des petits jeux à rôles (Loup Garoux, etc.)

Sur les tables de jeux:
- des persos pré-tirés
- des dés, crayons, gommes
- quelques gâteaux et boissons
- autres éléments en fonction des animations proposées

Si vous avez des questions, des idées à proposer, des réflexions par rapport aux précédentes éditions, n'hésitez pas à les exprimer ici.
Et surtout, inscrivez vous là où vous vous ferez plaisir!!

Je vous remercie pour votre avis sur cette partie, de donner vos idées, avant passage sur CI

Julien a écrit:

C'est aussi l'occasion de nous retrouver entre nous le temps d'un moment convivial, décontracté, et de s'essayer à faire découvrir notre loisir.

[...]

- le matin à partir de 10h: installation des tables (et d'une tente?) pour nos animations. Nous essaierons de nous positionner stratégiquement dans le parcours des visiteurs

Le problème, c'est bien qu'on se retrouve souvent entre nous (uniquement)... donc autant éviter d'insister la dessus sinon on va tous (ceux dispo pour une partir) venir pour faire une partie (devant les rares à passer mais peu ou prou ENTRE NOUS).

Quand au placement, il vaudrait mieux voir avec la mairie s'il y a matière à négocier l'emplacement ...

Sinon tout bon pour le reste ! Merci Julien (et bon courage, étant largement absent avant l'évènement)

Merci Tyris pour tes remarques et encouragements.

Citation :

Pour prévenir la mairie que nous seront présents, j'invite Rémy ou Fdl à se rapprocher Mme Evrard et/ou M. Style. Merci de leur demander les horaires de la manifestation, à quelle heure on peut commencer à installer le stand et les tables et s'il y a un document à remplir pour la demande de mobilier (tables, chaises, auvent).
Si vous souhaitez que je m'en occupe merci de me prévenir que je m'organise pour les contacter en journée

Salut Rémy et Fdl.
Je vous laisse contacter la mairie ou je m'en occupe ? 
Merci de votre réponse pour m'organiser a ce niveau

Julien a écrit:

Proposition de texte à poster sur la CI:


La fête du village de Coupvray aura lieu cette année le samedi 20 juin (horaires à confirmer par la mairie).

Les associations, dont R&L, sont invitées à y participer en proposant des animations reflétant leurs activités.

C'est alors l'occasion de rencontrer les villageois, les membres du conseil municipal, de leur présenter notre loisirs et de lever quelques idées reçues sur le jdr.
C'est aussi l'occasion de nous retrouver entre nous le temps d'un moment convivial, décontracté, et de s'essayer à faire découvrir notre loisir.

Le programme suggéré de la journée:

- le matin à partir de 10h: installation des tables (et d'une tente?) pour nos animations. Nous essaierons de nous positionner stratégiquement dans le parcours des visiteurs

- vers midi: déjeuner, soit au club soit à l'endroit de la fête

- l'après midi à partir de 14h: accueil des visiteurs aux portes, distribution de tracts pour amener les visiteurs à notre espace, proposition de parties découvertes en sketch et de parties de jdp à rôle; pourquoi pas proposition d'ateliers au public (dessin, peinture, écriture de scénarios ou de persos); et pourquoi pas présentation d'une table wargame?

- fin de la fête vers 19h, rangement des tables. Suite libre à organiser (repas entre participants à la fête, parties au club, soirée jdp, ...)

Nous vous proposons de répartir les participants à la fête en pôle :
- installation / rangement du mobilier :
*
*
*
- accueil de visiteurs:
* FDL
*
*
- animation des tables:
* Julien (à confirmer): parties découvertes en sketch - table saloon et/ou pirates
* FDL
*

Mais aussi dans le temps de la journée:
- matin:
* FDL (pas sur pour le matin)
*
*
- après midi
* Julien (à confirmer)
* FDL
*


Au niveau du tract qu'on remettrait aux visiteurs à l'entrée de la fête, un format A5 recto présentant les infos suivantes:
- le nom de Rêves et Légendes + le logo
- une courte présentation du jdr
- une invitation à nous rejoindre sur notre espace, en mentionnant nos animations

Sur notre stand:
- des plaquettes de présentation de R&L
- des plaquettes de présentation du jdr
- des livres de jdr "soft" reprenant des thèmes évocateurs (D&D, Star Wars, etc.)
- des magazines Casus Belli
- des petits jeux à rôles (Loup Garoux, etc.)

Sur les tables de jeux:
- des persos pré-tirés
- des dés, crayons, gommes
- quelques gâteaux et boissons
- autres éléments en fonction des animations proposées

Si vous avez des questions, des idées à proposer, des réflexions par rapport aux précédentes éditions, n'hésitez pas à les exprimer ici.
Et surtout, inscrivez vous là où vous vous ferez plaisir!!

Je vous remercie pour votre avis sur cette partie, de donner vos idées, avant passage sur CI

Quelques petites réfléxions

- Pour l'emplacement, l'année dernière, nous nous sommes retrouvés au niveau du potager, une place bien pourrie soit dit en passant. A côté de la maison des jeunes, on a eu presque personne. ce serait bien si on pouvait négocier une place près de la fontaine.
- Pour les animations, ça me va bien. J'amènerai du sombre ou bien du Harry potter, facile à prendre en main.
- Pour le repas, en général, on peut manger sur le stand buvette en tant que représentants d'une association, le repas était offert l'année dernière. Par contre, à voir si c'est reconduit cette année et évitez d'y aller à 10. Mais ça a l'avantage énorme de nous permettre de discuter avec les gens de la commune.
- Sur l'objectif, c'est avant tout l'occasion de présenter notre loisir. Donc, c'est là dessus qu'il faut insister


Et encore merci du boulot accompli julien.

merci Fdl de tes commentaires
je modifie un peu le texte et j’essaie de le mettre ce soir ou demain dès que j'ai 5 minutes

je me rapproche de Monsieur Style pour l'emplacement, la buvette le midi, l'installation des tables

Je viens de laisser un message à Monsieur Style; je vous tiens informé de ses réponses dès réception

C'est Madame Nathalie Pottier, la présidente du Comité des Fêtes, qui s'occupe de l'organisation de la journée
Je lui ai donné mon portable pour qu'on discute de notre participation
Je vous en tiens informé

Je vous confirme que je ne serais malheureusement pas dispo le samedi 20 juin, ma femme bosse et c'est le jour de la fête de l'école, événement bien entendu inratable!

Je vous propose de commencer à réfléchir aux responsables de postes. Je pensais notamment:
- Nonorc en charge de l'installation du stand R&L
- Fdl en charge de l'animation des tables jdr
- proposer à QB de prendre les jdp sauf si une personne de l’alcôve jdp est dispo
- proposer à Madria de prendre l'accueil et l'orientation des visiteurs à notre stand

Qu'en pensez vous?

Julien a écrit:

C'est Madame Nathalie Pottier, la présidente du Comité des Fêtes, qui s'occupe de l'organisation de la journée
Je lui ai donné mon portable pour qu'on discute de notre participation
Je vous en tiens informé

Suite à ma discussion ce soir assez tard avec Mme Pottier, il s'avers qu'il y a eu un couac mais que ça devrait bien se terminer

Elle m'a dit qu'elle avait envoyé plusieurs mails sur la boite mail de Fdl, mais étant que ça boite a été piratée récemment, il ne les a jamais reçu, ce que je lui ai dit.
Elle m'a dit aussi qu'elle avait appelé il y a environ 2 mois l'un d'entre nous en lui laissant un message pour la rappeler au sujet de l'orga de la fête du village. Fdl ? Rémy? Ca vous dit quelque chose?
Je viens de lui envoyer un mail avec vos adresses mails et numéros de portables même si j'imagine que la mairie devait les avoir; les années passent et c'est toujours autant le bordel chez eux...

Puisqu'elle n'a pas eu de réponse elle en a déduit que nous ne souhaitions pas participer à la fête du village (grosse perspicacité quand même), donc pas d'emplacement, donc pas de matos, donc pas de mention de R&L sur le tract distribué dans les boites aux lettres des cupressiens.

Ensuite je l'ai rassuré sur nos intentions de bien faire partie de cette journée qui nous tenait à cœur et qu'on souhaitait vraiment rattraper le coup.
Pour l'emplacement elle ne sait pas encore où l'on sera, mais elle m'a assuré qu'elle trouverait un espace pour nous, surement comme l'année dernière (ouais je sais pas top). J'ai essayé de négocier d'être face au château, en bordure de chemin ou près de la fontaine mais y'a déjà des activités sur ces emplacements.

Pour le matos, j'ai demandé 6 tables et 30 chaises, ainsi qu'un barnum. Elle m'a dit qu'elle ferait son possible pour nous les obtenir, sans garantie pour le moment. On aura peut être besoin de prendre du mobilier du local; j'en saurais plus bientôt.

Pour l'installation, étant donné que l'ouverture aux visiteurs est à 14h et que le mobilier (tout ou partie) sera disposé (en vrac) à notre emplacement, elle nous conseille de venir entre 11h et 12h.

Au final, j'ai quand même senti une volonté de bien faire et de nous avoir avec eux le 20 juin. Je pense qu'on aura une bonne partie du matos demandé; à nous ensuite d'assurer sur place en étant visible malgré un emplacement probablement pas génial

Suite au prochain épisode

Je n'ai reçu aucun coup de fil à ce sujet

Merci du boulot julien

Julien a écrit:

Je vous confirme que je ne serais malheureusement pas dispo le samedi 20 juin, ma femme bosse et c'est le jour de la fête de l'école, événement bien entendu inratable!

Je vous propose de commencer à réfléchir aux responsables de postes. Je pensais notamment:
- Nonorc en charge de l'installation du stand R&L
- Fdl en charge de l'animation des tables jdr
- proposer à QB de prendre les jdp sauf si une personne de l’alcôve jdp est dispo
- proposer à Madria de prendre l'accueil et l'orientation des visiteurs à notre stand

Qu'en pensez vous?

Nonorc, Fdl, vous êtes ok? Pour que je puisse l'indiquer dans la CI

Pour QB et Madria, des réticences à leur proposer les postes indiqués?

ok pour moi au niveau de l'installation
pour QB et Madria c'est un bon choix

Ok pour moi

Merci de vos réponses

Je propose les postes à QB et Madria et je vous tiens au courant de leur réponse pour l'orga

Julien a écrit:

Je propose les postes à QB et Madria et je vous tiens au courant de leur réponse pour l'orga

Réponse de QB: "non merci"
En attente de réponse pour Madria

Julien a écrit:

Julien a écrit:

Je propose les postes à QB et Madria et je vous tiens au courant de leur réponse pour l'orga

Réponse de QB: "non merci"
En attente de réponse pour Madria

Madria OK pour prendre en charge l'accueil et la promo du stand R&L auprès des visiteurs
Je fais un récap sur la CI au plus vite