[2015] Bilan de l'année 2015

Bilan 2015 de l’événementiel extérieur

Après un an de travail pour mettre en valeur R&L et fédérer les membres autour de différents projets, il est temps de faire le bilan et de tirer les conclusions qui s’imposent pour faire encore mieux l’année prochaine.

1) Les parties découvertes :

a. 2 parties découvertes organisées au mois d’avril et novembre mais aucune ne s’est concrétisée, ni à l’extérieur du club ni dans nos propres locaux.

b. A l’extérieur, cette année a été propice au démarchage, à faire parler de notre asso et à obtenir des contacts intéressants pour l’avenir :
              i. Mélanie Dos Santos du club jeunesse de Serris
              ii. Vianney du club jeunesse d’Esbly
              iii. Laure de l’association de la commanderie des Templiers de Coulommiers
              iv. Paola de la médiathèque du Val d’Europe

c. Au sein de R&L, il n’y a pas eu de besoins ni de demandes particulières pour organiser des parties découvertes cette année. Il ne sera donc pas nécessaire d’en programmer l’année prochaine, tout en gardant l’idée  d’en organiser si le besoin s’en fait sentir (nouveaux jeunes ou moins jeunes, entourage des membres, etc.)
Les contacts pris cette année seront donc à privilégier l’année prochaine pour organiser dans leurs locaux les parties découverte, avec un rythme d’une session par trimestre. La recherche de nouveaux contacts sera également à travailler pour les années futures pour grossir raisonnablement notre réseau de contacts extérieurs

2) Les événements à Coupvray :

a. La fête du village au château en juin a été une vraie réussite. L’organisation s’est faite bien à l’avance, les membres ont été très impliqués, et l’emplacement était idéal pour présenter notre asso et animer les parties découvertes. Le bilan est très positif avec de nombreuses parties animées, un stand bien tenu et une communication vers les visiteurs bien mise en place. Le seul point à garder en tête est de contacter la mairie longtemps à l’avance car ils n’ont jamais les N° pour joindre les bonnes personnes et nous avons faillit passer à la trappe. Sinon, l’organisation et le déroulé de la journée devront nous servir de modèle pour l’année prochaine afin de réussir au moins aussi bien cet événement

b. Le forum des associations en septembre a été comme d’habitude un moment long et peu intéressant, mise à part le serrage de mains et le cirage de pompes (clin d’œil aux Cops) habituels et nécessaire. La nouveauté de cette année, de proposer des parties découvertes, n’a pas eu de succès malgré les parties proposées. Cet événement reste cependant indispensable pour justifier au minimum le prêt de notre local par la mairie.

3) Les outils made in R&L :

a. La plaquette de notre association a été refaite par Anklem et nous a servi sur les événements extérieurs comme la fête du village ou le forum des associations de Coupvray. Moderne, cette version a eu de bons retours parmi les membres du club et à l’extérieur également

b. Le logo du club, la licorne, a été également recréé par Anklem ; dans un même objectif de modernité et de conception de documents électroniques.

c. Une commande de t-shirt et de sweats à capuche a été réalisée pour renforcer l’esprit d’appartenance à R&L, mieux nous identifier et mieux nous affirmer à l’extérieur de notre local sur les événements extérieurs (parties découvertes hors club, fête du village, etc.). Une commande en cours d’année prochaine est à envisager pour ceux qui n’auraient pas passé commande cette année ou pour les nouveaux ; en ajoutant pourquoi pas d’autres produits comme des casquettes, des portes clefs, etc.

4) Les événements rolistes :

a. Le festival des Elfics en mai a mobilisé moins de membres qu’espéré, a été  long et difficile a organiser, mais sur place le plaisir de partager une journée entre rolistes était bien présent. Rien de bien nouveau, toujours les mêmes petits défauts d’organisation, mais des exposants et des Mjs de qualité qui sauvent le festival. Une sortie officielle l’année prochaine aux Elfics comme souhaité cette année n’est pas indispensable, mais une sortie moins formelle sera toujours sympa à proposer aux membres du club qui le souhaite.

5) Les journées culturelles et ludiques :

a. La sortie à Provins en juin a été rajoutée au calendrier en cours d’année sur une proposition de Chrome de combiner une journée aux Médiévales de Provins + une soirée jdp sur le thème du Moyen-âge. Cette 1ère sortie organisée pour les membres du club, sous un soleil de plomb, a attirée une dizaine de membres, dont certains y allaient pour la 1ère fois. La journée a été réellement plaisante pour tout le monde y compris pour les enfants qui nous ont accompagnés. L’organisation de la journée fut très sympa et l’ambiance ‘colonie de vacances’ le jour J, très bon enfant. Seul regret, la soirée Jdp fut annulée; néanmoins vu la fatigue et la chaleur accumulées au cours de la journée, l’état des troupes n’auraient pas survécues à une partie entière de Citadelle 

b. L’événement du mois de juillet ne s’est pas faite, faute d’intérêt pour coupler une activité extérieure, un jeu de piste, avec le BBQ annuel du club

c. La journée sur le thème des Templiers au mois d’aout a permis de tester le concept ‘culture et jeux de rôles’, concept longtemps mis au placard et qui est ressorti tel un Grand Ancien. Cette journée a permis à une petite dizaine de membres de vivre une journée très enrichissante et fédératrice sur le thème des Templiers et des croisades, en associant un petit-déjeuner croissantin au club, la visite de la commanderie de Coulommiers, un déjeuner alliant l’Occident et l’Orient et enfin une partie de Miles Christi. Les retours de cette journée ont été très bons et permettent de se projeter sur d’autres journées à thème dans le futur du club

d. La journée sur le thème de l’Egypte au mois de novembre ne s’est pas faite, faute de participants suffisamment nombreux pour valider la sortie
Au final, le bilan est plutôt positif par rapport aux objectifs fixés en début d’année. L’ensemble des projets (+1 avec Provins) ont été montés, et même si certains ne se sont pas concrétisés, la volonté de le faire était manifeste.


A titre personnel, j’ai beaucoup aimé organiser l’ensemble de ces projets qui enrichissent l’association en la développant à l’intérieur (variété des activités proposées aux membres, gestion de projets entre membres, cohésion et ambiance de groupes fédératrices entre membres)  et vers l’extérieur (démarchage pour faire connaître l’association, mise à jour des outils marketing, transmission de la flamme roliste).

Je tiens à remercier les membres qui m’ont accompagné dans l’organisation préalable, ou le jour J, des différents événements, et ceux qui m’ont soutenus pour continuer le boulot jusqu’au bout, notamment Anklem, Fdl, Louiscifair, Rémy, Nonorc et Goldfish, merci à vous !

Je me représenterais l’année prochaine au CA et au poste de coordinateur de la même alcôve. J’espère être élu ou en tout cas j’espère laisser à mon successeur de quoi alimenter l’année 2016 avec une base de travail propre et intéressante à développer.

Je posterais sur un autre sujet mes idées pour le calendrier 2016 de cette alcôve.

Si vous avez des remarques sur le bilan 2015, n’hésitez à les indiquer ci-après ; c’est très utile d’avoir des retours sur le travail d’une année

Je pense que tu t'es beaucoup démené pour l'organisation et surtout pour les contacts extérieurs. La fête du château reste le point culminant en effet avec beaucoup de personnes impliquées dans les différents domaines.

Une idée pour matériel sympa aux couleurs R&L pas cher et qui pourrait rencontrer des adeptes est des dés R&L. En effet il y a des sociétés ou tu peux faire réaliser des dés pas trop cher avec une face logo (à la place du 1 en général).

Nonorc a écrit:

Une idée pour matériel sympa aux couleurs R&L pas cher et qui pourrait rencontrer des adeptes est des dés R&L. En effet il y a des sociétés ou tu peux faire réaliser des dés pas trop cher avec une face logo (à la place du 1 en général).

Excellent!

Un petit exemple pour 1 face, il y a d'autres sites aussi :

1 Face Gravée, c'est pas donné
http://www.des-en-folie.fr/des-sur-mesure-via-laser/3172-des-sur-mesure-6-faces-graves-18mn-25-des.html

ou ici
http://q-workshop.com/main.php?lang=EN&sell_type=DETAL